Project support medewerker / informatie- & archiefbeheerder – Utrecht

Wil jij jouw collega’s helpen met het terugvinden van informatie? Krijg jij energie van structuur aanbrengen? Ben jij nauwkeurig en houd je ten alle tijden het overzicht?

Dan ben jij onze nieuwe:

Project support medewerker / informatie- & archiefbeheerder
Standplaats Utrecht (24-40 uur)

Als onderdeel van Stamhuis coördineert deze afdeling het volledige verbouwingstraject van ruwbouw tot en met afbouw. Dit resulteert in een kwalitatief hoogwaardige turn-key oplevering van elke winkel. Ons projectmanagementbureau vormt de denkbeeldige paraplu boven de Stamhuis-bedrijven en bewaakt vanuit die hoedanigheid het gehele ontwikkelingsproces. Daarmee ontzorgen wij onze gewaardeerde opdrachtgever vanaf het moment van advies en onderhandeling, het aansturen van (externe) partijen, tot en met de uiteindelijke oplevering.

Wat ga je doen als projectsupport medewerker?
De afdeling projectsupport is het verzamelpunt waar de registratie van een project begint en eindigt. In deze rol zal jouw focus liggen op het informatie- & archiefbeheer. Stamhuis is volop bezig met het digitaliseren van het archiefbeheer. Hierbij ligt een mooie uitdaging voor terugrol en uitrol van het nieuwe digitale archiefbeheer. Jij gaat deze stap met ons zetten en zorgt dat jouw collega’s helpen de gewenste informatie makkelijk kan terug vinden.
Als Projectsupport medewerker ben je daarnaast het verzamelpunt waar de registratie van een project begint en eindigt. Je bent aanspreekpunt van de afdeling en vormt de verbindende factor binnen de afdeling. Je zorgt dat alle project gerelateerde stukken opgesteld, verzameld en vastgelegd worden totdat het project financieel afgesloten is.

Taken:

  • Het registreren en het archiveren van verzamelingen archiefdocumenten en -bestanden in het daarvoor bestemde digitale systeem. Hier ligt wat achterstallig werk zoals projecten vanuit ons oude SharePoint en een papieren archief;
  • Het archief gestructureerd en geordend beschikbaar maken én zorgen dat dit toegankelijk is & blijft voor anderen;
  • Het ondersteunen van de projectteams op het gebied van informatiebeheer en administratieve taken, zoals het verstrekken van de documenten, bijvoorbeeld uit het archief aan de projectteams;
  • Klantportaal projecten aanmaken en beheren, mutaties in de projecten doorvoeren en het actueel houden van de rechten;
  • Beheren van Projectsupport mailboxen;
  • Het samenstellen, opstellen en verwerken van offertes, eindafrekeningen en inkooporders;
  • Ondersteunen bij BIM360 projecten archiveren, aanmaken en beheren, mutaties in projecten doorvoeren en het actueel houden van de rechten;
  • Meedenken in het verder optimaliseren van de inrichting van de administratieve processen en toezien op correcte naleving.

Wie ben jij?
Je bent flexibel en werkt makkelijk samen met anderen. Positief-kritische feedback geef je en ontvang je graag. Als spin in het web ben je iemand die vlot kan schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Je ziet het werk liggen en weet precies waar ondersteuning gewenst is. Je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel en zoekt graag de samenwerking op. Natuurlijk werk je zeer nauwkeurig en gestructureerd waardoor je altijd in staat bent de juiste informatie/output te leveren. Je werkt zelfstandig en komt gevraagd en ongevraagd met initiatieven en adviezen ter verbetering van de projectadministratie.

Verder:

  • MBO werk- en denkniveau, voorkeur voor een opleiding op gebied van informatiebeheer of administratie;
  • Kennis van online informatie-uitwisseling systemen zoals Sharepoint en BIM360 is een pré.
  • Minimaal 2 jaar ervaring in een vergelijkbare archiveringsfunctie is een pré;
  • Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
  • Je hebt kennis van MS Office en kan goed overweg met Excel;
  • Kennis van Navision of een vergelijkbaar ERP systeem is een pre;
  • Je kunt positief en energiek omgaan met wisselende omstandigheden die de werkzaamheden beïnvloeden;
  • Resultaat- en oplossingsgericht zonder de flexibiliteit te verliezen;
  • Onder tijdsdruk en met een strakke planning kunnen werken.

Wat hebben wij jou te bieden?
Stamhuis biedt een inspirerende no-nonsense werkomgeving en marktconforme arbeidsvoorwaarden. Binnen het team is er volop ruimte om je talenten te ontplooien en is eigen proactieve inbreng welkom. Stamhuis zorgt goed voor haar medewerkers, daarom bieden wij onder andere het volgende:

  • 25 vakantiedagen en 5 extra roostervrije dagen rondom feestdagen bij een fulltime dienstverband;
  • Marktconform salaris;
  • Flexibiliteit vragen we van jou, maar krijg je ook van ons terug;
  • Pensioenregeling met 50% werkgeversbijdrage;
  • Mogelijkheden om opleidingen te volgen en goede doorgroeimogelijkheden;
  • Informatieve kwartaalbijeenkomsten met directie en medewerkers en daarnaast ook een actieve personeelsvereniging;
  • Een tijdelijk contract met uitzicht op een vast contract. Stamhuis investeert in duurzame samenwerkingen, niet alleen met de klanten maar vooral met de medewerkers. Onze medewerkers zijn ons kapitaal;
  • Een informele platte organisatie die zich bezighoudt met de laatste ontwikkelingen op alle vlakken.

Organisatie
Stamhuis is een innovatief familiebedrijf gespecialiseerd in modulair en prefab bouwen van onder andere Retail en woningbouw. Gevestigd in Nederland, België en Duitsland. Wij hebben een passie voor winkelontwerp en voor de snelheid en precisie waarmee we een winkel (her)inrichten of ontwikkelen. Dit hebben wij bewezen bij klanten als Albert Heijn, Gall & Gall en McDonald’s. Hiervoor hebben wij het Stamhuis Totaal Concept® ontwikkeld. De kernactiviteiten van Stamhuis zijn het ontwikkelen, tekenen, (af)bouwen en/of inrichten van een nieuwbouwpand of het uitrollen of versterken van een nieuwe winkelformule over alle filialen. Stamhuis is groot geworden door klein te blijven, waarbij het onze ambitie is organisch door te groeien tot de beste winkelbouwer van West-Europa. Daarbij zijn de volgende kernwaarden een belangrijke leidraad: ‘betrokken samenwerking, persoonlijk en respectvol, flexibel, resultaatgericht, betrouwbaar en dienstverlenend’.

Vragen over de vacature?
Heb je nog vragen naar aanleiding van de vacature van Project Support Medewerker, neem dan contact op met onze Corporate Recruiter Chantal Verberkt: 06-50220536.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Direct solliciteren

Ben je enthousiast over deze vacature? Solliciteer dan direct via onderstaande button. 

Solliciteer